Moc agendy – jak przygotować agendę spotkania, aby okazało się wartościowe dla obu stron?

Każde spotkanie ma dwa scenariusze – może okazać się efektywnym czasem spędzonym na konstruktywnych ustaleniach lub rozmową, która nie prowadzi do konkretnych wyników. O tym, który wariant obierzesz, decyduje agenda spotkania. Tym razem na tapet bierzemy moc agendy i to, jak właściwie przygotowany plan spotkania wpływa na jego efektywność zarówno z perspektywy agencji, jak i klienta. 

Z tego artykułu dowiesz się:

Moc agendy, czyli co to jest agenda spotkania?

Warto rozpocząć od definicji i przyjrzeć się temu, czym dokładnie jest agenda spotkania. Najprościej rzecz ujmując, to plan meetingu w formie pisemnej, który uwzględnia tematy i priorytety do omówienia. Dobrze skonstruowana agenda spotkania powinna być podzielona na sekwencje, które pozwolą zmieścić się w określonym czasie i omówić wszystkie tematy. Przedziały czasowe poświęcone konkretnym punktom sprawiają również, że spotkanie staje się konkretne i zrozumiałe dla obu stron. Głównym celem tworzenia agendy jest poinformowanie uczestników o planie i przygotowanie ich na kolejność poruszania określonych wątków, a także usystematyzowanie całego spotkania.

Najważniejsze punkty agendy spotkania – co powinno się w niej znaleźć?

Każdą agendę warto skonstruować wedle schematu. W odpowiednio ułożonym planie meetingu powinny znaleźć się informacje takie jak:

• czas rozpoczęcia oraz zakończenia spotkania,
• cel meetingu,
• tematy do omówienia,
• osoby odpowiedzialne za konkretne punkty spotkania,
• harmonogram każdego z punktów agendy.

Poza wskazanymi punktami agenda może się różnić ze względu na kulturę organizacyjną firmy, rodzaj spotkania lub specyfikę klienta. Warto również pod tym względem stawiać na elastyczność.

Spotkanie bez agendy – możliwe scenariusze

Znając już podstawowe cechy agendy spotkania, zastanówmy się, jak może przebiegać meeting pozbawiony odpowiednio zbudowanego planu. W świecie, w którym czas jest najcenniejszą walutą, spontaniczne spotkanie bez planu może prowadzić do poczucia frustracji, niezrozumienia tematu oraz zmarnowanego czasu. Często też cel, który nie jest jednoznacznie nazwany, nie zostaje osiągnięty nawet podczas długiego meetingu. Tymczasem dobrze zaplanowane spotkania mogą przecież stanowić kluczowy element współpracy między klientem a agencją marketingową i przynosić korzyści dla obu stron. 

Korzyści dobrze przygotowanej agendy spotkania

Odpowiednio zaplanowana agenda spotkania sprawia, że:

• można skupić się na celu spotkania – ustalony z góry cel stanowi drogowskaz w czasie meetingu i porządkuje jego strukturę, a dzięki temu czyni spotkanie efektywnym,
• oszczędza się czas – kto nigdy nie był na spotkaniu, na którym można było trenować ziewanie bez otwierania ust? Jasna agenda pozwala unikać dygresji i zapewnia efektywne wykorzystanie dostępnego czasu,
• poprawia się komunikacja – przejrzysta agenda ułatwia komunikację obu stronom,
• organizacja spotkania staje się łatwiejsza – utrzymanie spotkania na właściwych torach jest zdecydowanie łatwiejsze, gdy każdy uczestnik jest świadomy agendy,
• zwiększa się produktywność – uczestnicy spotkania, znając wcześniej agendę, mogą odpowiednio przygotować się do meetingu, dzięki czemu staje się on bardziej wydajny,
• podejmowanie decyzji jest prostsze – przejrzyste i uporządkowane spotkanie to klucz do szybszego i bardziej świadomego podejmowania decyzji. Harmonogram sprawia, że uczestnicy się nie dekoncentrują i są w stanie zadecydować o kluczowych kwestiach w trakcie spotkania.

Jak zaplanować agendę spotkania online?

W dzisiejszych czasach wiele spotkań odbywa się w formie zdalnej, co ma wiele korzyści – ułatwia spotkanie dużych grup osób z różnych lokalizacji, sprawia, że redukuje się nieporozumienia i straty czasu, a także pozwala uniknąć kwestii organizacyjnych takich jak podróże. Istotna jest jednak świadomość adaptacji do formatu online – w przypadku spotkań zdalnych kluczowe staje się uwzględnienie w agendzie m.in. czasu na przygotowanie platformy do spotkań czy kilku minut zapasu czasowego na podłączenie się wszystkich uczestników. 

Pod pewnymi względami agenda spotkania zdalnego nie różni się od fizycznej obecności w jednym miejscu. W obu przypadkach niezbędne jest uwzględnienie w niej celu, harmonogramu, uczestników czy tematów do omówienia. W przypadku wirtualnego spotkania należy jednak zadbać o to, by jego uczestnicy dysponowali podobnym poziomem wiedzy na temat meetingu. W ten sposób można uniknąć długiego wprowadzenia i nie przedłużać spotkania. Agenda powinna być wysłana do wszystkich uczestników spotkania z odpowiednim wyprzedzeniem pozwalającym na swobodne zapoznanie się z tematem. Dobrą praktyką jest również przesłanie e-maila przypominającego z agendą krótko przed spotkaniem – to pozwoli uczestnikom odświeżyć sobie temat, jeśli z harmonogramem zapoznawali się już na długo przed nim.

Podczas przygotowania spotkania online warto pamiętać również o tym, by agenda nie była zbyt obszerna. Meeting trwający około godziny pomieści maksymalnie 3-4 punkty. Punkty najlepiej opisywać pełnymi, ale niezbyt rozbudowanymi zdaniami, unikając skrótów myślowych i pojęć, które mogą być niejasne dla którejś ze stron. Dobrym pomysłem będzie ujęcie w agendzie haseł typu “następny krok” czy “następujące działania”, co pozwoli klientowi zrozumieć, jakie mogą być konsekwencje określonych działań. Na koniec, warto zaplanować również formę zadawania pytań – można wykorzystać mechanizm podnoszenia ręki lub zgłaszania się w komentarzu, by uniknąć problemów komunikacyjnych w czasie spotkania.

Różne spotkania, odmienne agendy

Tym, co istotne w przypadku tworzenia agendy, jest również dostosowanie treści do celu spotkania. Stosowanie jednego wzoru agendy nie zawsze się sprawdzi. Np. spotkanie briefujące czy omawiające konkretną kampanię to konkretny meeting skierowany tylko do osób zainteresowanych.Tego typu spotkanie wymaga konkretnej, hasłowej agendy, która umożliwi efektywną dyskusję. Z kolei agenda spotkania z prezentacją powinna uwzględniać bardziej rozbudowane wprowadzenie do tematu oraz przejrzyste zaprezentowanie listy wątków do omówienia. Istotnym punktem agendy tego typu powinien być także czas przeznaczony na Q&A od uczestników. Natomiast agenda szkolenia  to wyjątkowy typ spotkania, w czasie którego trener, szkoleniowiec lub osoba wyspecjalizowana w danej dziedzinie ma zamiar podzielić się swoją wiedzą. W agendzie takiego spotkania poza listą tematów do przyswojenia i przejrzystym wprowadzeniem warto uwzględnić ćwiczenia praktyczne wraz z oceną postępów.

Poza wymienionymi można również spotkać się z agendą spotkania sprzedażowego, agendą konferencji czy agendą spotkania integracyjnego. W przypadku każdego z tych wydarzeń warto dokładnie zastanowić się nad jego podstawami, czyli celem i skutkami, co znacząco ułatwi sformułowanie poprawnej i przejrzystej agendy.

Aplikacje do tworzenia spotkań

Nie sposób zapomnieć również o narzędziach, które ułatwią proces tworzenia efektywnej agendy oraz samego spotkania. Szczególnie warto zwrócić uwagę na te, które umożliwiają synchronizację z kalendarzem, integrację z innymi narzędziami, a także są łatwe w użyciu i mają profesjonalny wygląd. Ciekawym narzędziem jest np. Calendly, które w kwocie kilkunastu dolarów za subskrypcję pozwala na sprawne planowanie spotkań, wprowadzenie automatyzacji czy określanie dostępności uczestników. Acuity Scheduling to z kolei prosta aplikacja do planowania spotkań udostępniająca dodatkowo wiele ciekawych szablonów mailowych. Dla zespołów wielojęzycznych przydatnym rozwiązaniem okaże się również Picktime – intuicyjne w użyciu, łatwe w konfiguracji i przystępne cenowo narzędzie.

Popularne platformy do spotkań online takie jak Microsoft Teams, Zoom czy Google Meet to również przydatne i przystępne narzędzia do organizowania spotkań, dzięki którym meetingi online stały się bardziej dostępne dla szerokiej grupy odbiorców.

Najczęstsze błędy w przygotowaniu agendy spotkania

Warto pamiętać, że tylko poprawnie przygotowana agenda spotkania jest receptą na jego efektywność. Dlatego przydatną lekcją okaże się wiedza o tym, jak wystrzegać się popełniania błędów w jej tworzeniu. Jedną z często pojawiających się pomyłek jest brak precyzji w określaniu celów, który prowadzi do niezrozumienia kierunku spotkania. W efekcie może to skutkować chaotycznym przebiegiem spotkania i brakiem zaangażowania uczestników. 

Innym istotnym błędem jest również brak realnego czasu na poszczególne tematy, co może spowodować wydłużenie spotkania i dezorganizację. Problematyczne okazuje się również pomijanie kluczowych tematów w agendzie, co czyni spotkanie niekompletnym. Warto również unikać sytuacji niewystarczającej komunikacji z uczestnikami przed spotkaniem, czego skutkiem bywa niższa jakość dyskusji. Problematyczny może okazać się również brak potwierdzenia agendy przez klienta – porozumienie w kwestii tematów poruszanych na spotkaniu jest o tyle ważne, że każdy wie, czego może się spodziewać. To pozwoli również uniknąć nieścisłości podczas meetingu i nierealnych oczekiwań.

Podsumowując, dobrze przygotowana agenda spotkania jest kluczowym elementem efektywnej współpracy. Pamiętajmy , że agenda pomaga w skupieniu się na celu spotkania, oszczędności czasu, poprawie komunikacji, oraz zwiększeniu produktywności. Dzięki niej uczestnicy są lepiej przygotowani, a spotkania stają się skuteczniejsze i bardziej produktywne.Tworzenie agendy przed każdym spotkaniem to prosta, ale skuteczna metoda na uniknięcie chaosu. Pomocne zwłaszcza dla nowicjuszy może okazać się korzystanie z szablonów agend lub narzędzi do zarządzania spotkaniami online. Wszelkie dobre praktyki dozwolone, gdy w grze jest produktywne spotkanie, które okaże się wartościowe dla wszystkich uczestników.