Łukasz Kluba
Dopracowany proces onboardingu to bardzo ważny element rozwoju każdej agencji marketingowej niezbędny, gdy firma chce rosnąć. Pozyskiwanie kolejnych pracowników to większe moce przerobowe, a co za tym idzie – możliwość obsługiwania większej liczby klientów. Zapraszam za kulisy naszej agencji – dziś podzielimy się know-how na temat wdrażania nowych pracowników.
Z tego artykułu dowiesz się:
Spis treści:
- SmartYou vs onboarding
- Jak przebiega proces onboardingu w SmartYou?
- Krok pierwszy – rekrutacja
- Krok drugi – zapoznanie z teamem
- Krok trzeci – weryfikacja stanu wiedzy
- Krok czwarty – proces edukacji
- Krok piąty – cykliczny feedback
- Krok szósty – witamy na pokładzie
- Onboarding zakończony – witamy pełnoprawnego członka zespołu SmartYou
SmartYou vs onboarding
W SmartYou pracuje obecnie ponad 20 osób, więc mieliśmy już sporo okazji do dopracowania procesu onboardingu w kontekście każdego z kluczowych stanowisk. W swojej historii zatrudniliśmy osoby o różnych poziomach doświadczenia – począwszy od pracowników pragnących stawiać u nas pierwsze kroki na polu marketingu online, a skończywszy na profesjonalistach z wieloletnim stażem.
Onboarding ma dla nas duże znaczenie pod kątem przekazania nowemu pracownikowi pełnej niezbędnej wiedzy, zapoznania go z naszym know-how i podejściem zero-waste. Niekiedy wymagane jest także oduczenie zrekrutowanej osoby pewnych niespójnych z naszą metodologią pracy nawyków i zastąpienie ich nowymi.
Długość onboardingu dostosowujemy do konkretnej osoby – jej aktualnej wiedzy i doświadczenia – i przeważnie nie trwa on dłużej niż 3 miesiące. Formalnie jest to też okres próbny dla osoby nowozatrudnionej.
Jak przebiega proces onboardingu w SmartYou?
Krok pierwszy – rekrutacja
Rozpoczynamy od stworzenia ogłoszenia przygotowanego w zależności od poszukiwanej osoby. W ogłoszeniu znajdzie się zawsze:
- konkretne stanowisko do obsadzenia – Specjalista SEM, Specjalista Paid Social, Account Manager etc,
- informacja o wymaganym poziomie doświadczenia,
- widełki zarobkowe.
Rekrutacja składa się z kilku etapów i opiera się m.in. na krótkiej video-rozmowie (aby pogłębić informacje widoczne w CV kandydata) oraz zadania praktycznego (do wykonania „w domu”). Każdy kandydat może liczyć na feedback odnośnie do wykonanego zadania.
Więcej informacji można zawsze znaleźć w naszej zakładce kariera.
Byłam pozytywnie zaskoczona profesjonalizmem w zakresie onboardingu w Smart You, ponieważ na podstawie oceny moich kompetencji w określonych dziedzinach, stworzono dla mnie specjalny harmonogram szkoleń i materiałów do przerobienia. Dzięki temu miałam możliwość podszlifowania moich umiejętności, zapoznałam się z dobrymi praktykami w firmie SY oraz mogłam lepiej poznać zespół SEM, ponieważ to z nimi były przeprowadzane mini szkolenia.
Kolejnym elementem, który pomógł mi w integracji była realna opieka „Buddiego”, z którym najpierw spędziłam 3 dni biurze lepiej go poznając, a w kolejnym etapie mogłam go pytać o dowolne kwestie, na które odpowiadał mi bardzo szybko oraz z należytą uwagą i zaangażowaniem. Myślę, że taka zaufana osoba jest niezwykle ważna dla nowej osoby. Na początku zatrudnienia ciężko jest zapamiętać funkcjonalność wszystkich programów i wszystkie informacje podczas szkolenia – pojawia się wiele pytań, na które mój Buddy dzielnie i cierpliwie odpowiadał, nie dając mi poczucia, że się narzucam i nie odsyłając mnie do materiałów firmowych (w których na początku także można się było pogubić).
Krok drugi – zapoznanie z teamem
Gdy rekrutacja zakończy się sukcesem, to na kilka pierwszych dni zapraszamy nowego specjalistę do naszego biura we Wrocławiu. Jeśli pracownik mieszka poza Wrocławiem, to firma pokrywa koszty dojazdu i noclegu.
Obecnie możliwa jest praca w systemie zdalnym, natomiast i tak bardzo ważne jest dla nas poznanie się z nowym pracownikiem na żywo. Spotkanie twarzą w twarz skraca dystans i pozwala na wprowadzenie bardziej przyjaznej atmosfery.
Na spotkaniu zapoznawczym w biurze omawiamy panujące u nas zasady, zapoznajemy pracownika z CEO oraz dwoma osobami, pod których skrzydła trafi nowy specjalista:
- Team Leader – kierownik zespołu (np. specjalistów SEM),
- Edu Buddy – osoba odpowiedzialna za proces wdrażania w kontekście edukacyjnym W niektórych przypadkach Team Leader i Edu Buddy to jedna osoba.
Proces wdrożeniowy w Smart You przebiegł u mnie sprawnie i przyjemnie, z czego jestem bardzo zadowolony. Na starcie zostałem zaproszony na 3-dniowy wyjazd do siedziby firmy, który pozwolił mi szybko zapoznać się z zespołem, zarówno zawodowo, jak i osobowo.
Dodatkowo zostało zorganizowane wieczorne wyjście firmowe, które było doskonałym pomysłem na jeszcze większa integrację z ów zespołem. Proces edukacji standardów w firmie był klarowny i zrozumiały, dzięki czemu umożliwiło mi to szybkie dostosowanie się do nowego środowiska pracy.
Niezwykle cenię sobie wsparcie, jakie otrzymałem od mojego Team Leadera, który zawsze był gotów pomóc. Ogólnie rzecz biorąc, pierwsze trzy miesiące w SmartYou były inspirujące, co zaowocowało jeszcze większą ekscytacją na dalszą współpracę.
Krok trzeci – weryfikacja stanu wiedzy
Na początku osobę zrekrutowaną prosimy o wypełnienie szczegółowego arkusza, w którym ocenia ona swój stan wiedzy (z podziałem na narzędzia i tematy edukacyjne). To pozwala na odpowiednie dostosowanie procesu edukacyjnego.
Te dane służą nam ogólnej orientacji, ale nie mamy gwarancji, że nowy pracownik wszystko ocenił zgodnie ze stanem faktycznym. Nie ze złej woli, ale w przypadku, gdy zagadnienie jest szersze, niż można zakładać, łatwo o taką pomyłkę. Nawet elementy ocenione najwyżej również poddajemy weryfikacji. Zajmuje to oczywiście mniej czasu niż wykładanie całości danego tematu od podstaw.
Jeśli nowy pracownik nie miał wcześniej w ogóle styczności z potrzebnymi zagadnieniami (czyli aplikował na stanowisko juniorskie), to oczywiście przyjmujemy tutaj wstępnie poziom zerowy.
Proces onboardingu był bardzo dobrze ułożony i od razu wiedziałam czego mogę się spodziewać. Z uwagi na to, że mieszkam daleko, na pierwsze 3 dni pracy zostałam zaproszona do Wrocławia, gdzie osobiście poznałam część zespołu. Od razu też spojrzałam z team-leaderką na procesy z lotu ptaka.
Generalnie, od razu SmartYou mnie kupiło super atmosferą, ponieważ te trzy miesiące to były rozmowy zapoznawcze z teamami, dawka wiedzy i wsparcia, pyszne jedzenie i wyjście na drineczka. Czułam się od razu przyjęta do zespołu i rozmawialiśmy ze sobą, jakbyśmy się znali kilka lat.
Najbardziej doceniam w okresie onboardingu stworzenie bezpiecznej przestrzeni do zadawania pytań i ani razu nie miałam poczucia, że zadaję głupie pytania. Team leaderka/ Edu Buddy dawała cyklicznie bardzo pomocny feedback i wiedziałam, nad czym mam pracować, ale to działało w dwie strony, co szczególnie mi się podobało. Pod koniec okresu próbnego miałam poczucie, że zaadresowałam wszystkie wątpliwości, mogłam wejść w proces bez presji i poczucia niedosytu.
Krok czwarty – proces edukacji
W procesie edukacji bierze udział każdy specjalista, dzięki temu zespół może się bliżej poznać, a nowy pracownik ma szansę zaprezentować swoje indywidualne podejście w ramach danego tematu.
W ramach procesu omawiamy odpowiednią ścieżkę edukacyjną dotyczącą głównego obszaru nowego pracownika (np. obsługa klienta), ale również wdrażamy go w narzędzia do zarządzania zadaniami i komunikowania się, z których korzystają wszyscy w firmie. Przedstawiamy także SmartSkrypty i naszą gwarancję zero-waste, która dla każdego w firmie stanowi punkt odniesienia.
Każdy temat szkoleniowy składa się z kluczowych elementów:
- wprowadzenia osoby wdrażanej w teorię w formie pogadanki lub zapoznania się przez nią ze wskazanymi materiałami edukacyjnymi
- odpowiedzi na ewentualne pytania pojawiające się na tym etapie,
- oddelegowania pracownika do zadania praktycznego np. utworzenia kampanii marketingowej z odpowiednią metodą kierowania,
- weryfikacji zadania przez osobę szkolącą i przedstawienie odpowiedniego feedbacku z możliwością poprawek.
Warto nadmienić, że raz w tygodniu w naszej agencji odbywają się godzinne tzw. „sesje EDU” podczas których pracownicy z różnych działów przedstawiają dane zagadnienia. To mogą być np. nowinki techniczne czy ciekawe rozwiązanie problemu, z którym się borykali. Tego rodzaju spotkania są u nas nagrywane dla celów edukacyjnych i świetnie sprawdzają się również jako materiały onboardingowe.
Proces onboardingu wspominam bardzo dobrze. Pierwszy raz miałam do czynienia z tak dobrze i skrupulatnie rozpisanym onboardingiem i tak dużym wsparciem ze strony różnych osób w firmie.
Do SmartYou trafiłam z kilkuletnim doświadczeniem w performance marketingu, więc większość poruszanych tematów nie była dla mnie nowością, ale zaplanowany czas na wdrożenie pozwolił mi na zgłębienie pewnych aspektów, na które wcześniej brakowało czasu i uporządkowanie swojej wiedzy.
Był to też świetny czas pod kątem możliwości zapoznania się na spokojnie z wszelkimi procedurami i metodologią pracy, dzięki czemu po 3 miesiącach płynnie przyszłam do samodzielnej pracy na kontach klientów. Nad całym procesem wdrożenia czuwała Team Leaderka, która zawsze znajdowała czas by omówić wszelkie moje wątpliwości i odpowiedzieć na pytania oraz udzielać potrzebnego feedbacku.
Krok piąty – cykliczny feedback
Edu Buddy zbiera dokładny feedback od wszystkich specjalistów, którzy byli „nauczycielami” osoby onboardowanej.
W toku procesu szkoleniowego co około miesiąc miejsce ma rozmowa, na której:
- obecna jest osoba onboardowana, Team Leader i Edu Buddy,
- podsumowujemy, co udało się zrobić, na jakim etapie procesu edukacji się znajdujemy i co będzie się dziać w ramach kolejnych kroków,
- przekazujemy tej osobie feedback – mówimy, co nam się podobało, a nad czym trzeba jeszcze popracować,
- prosimy również o feedback od nowego pracownika – pytamy m.in., jak można ulepszyć proces edukacji i jakie widzi plusy i minusy w nowym miejscu pracy.
W ramach tego rodzaju spotkań przekazujemy też decyzję o potencjalnym przedłużeniu współpracy. Jej podjęcie wymaga czasu z racji na konieczność weryfikacji poszczególnych lekcji i ich efektów, dajemy też czas pracownikowi, by zdecydował, jak się czuje w zespole. Obopólna dyskusja o przedłużeniu współpracy może mieć miejsce po prawie miesiącach onboardingu. Z naszych doświadczeń wynika, że najczęściej okres onboardingu stanowi przypieczętowanie decyzji podjętej na początku. Dobrze skonstruowany proces rekrutacyjny pozwala nam już na tym etapie wyszukiwać osoby pasujące do naszego zespołu.
Krok szósty – witamy na pokładzie
Jeśli wszystkie poprzednie etapy przebiegły pomyślnie i z obu stron jest chęć kontynuowania współpracy, to onboarding uznajemy za zakończony sukcesem. Zostały jeszcze do dopięcia pewne formalności tzn.:
- przedłużenie umowy o pracę bądź B2B
- dopisanie pracownika do naszego systemu benefitów. W ich ramach oferujemy Multikafeterię, Multisport, Medicover, budżet i dni szkoleniowe. Oprócz tego mamy też SmartPointy, czyli punkty, które każdy pracownik może (ale nie musi) przekazać innemu pracownikowi w ramach podziękowania za pomoc w danym miesiącu. Punkty te są walutą do wykorzystania w wybranych sklepach i portalach internetowych. Oprócz tego pracownicy zyskują dostęp do wciąż uzupełnianej o ciekawe publikacje branżowe Smart biblioteczki i realny wpływ na to, co się w niej znajdzie.
- zaproszenie pracownika na wyjazdy integracyjne, które odbywają się u nas cyklicznie. Pozwalają zespołowi poznać się na stopie prywatnej i w jeszcze luźniejszej atmosferze.
Onboarding zakończony – witamy pełnoprawnego członka zespołu SmartYou
Oczywiście na tym etapie edukacja się tutaj nie kończy, bo:
- w indywidualnych przypadkach mogą być potrzebne kolejne lekcje doszkalające czy poruszające bardziej zaawansowane tematy,
- każdy specjalista non-stop musi trzymać rękę na pulsie i być na bieżąco z dynamicznie zmieniającym się rynkiem oraz stale ewoluującymi narzędziami
Dobrze zaplanowany proces rekrutacji i onboardingu to podstawa efektywnego rozwoju firmy. Bardzo istotne w tym procesie jest:
- jasne przedstawienie oczekiwań,
- ocena aktualnych umiejętności i potencjału nowego pracownika,
- cykliczna weryfikacja jego postępów.
Cały proces jednocześnie powinien stanowić odpowiednio skonstruowane sito, które pozwoli wybrać odpowiednią osobę kompatybilną z aktualną załogą agencji marketingowej. Sam fakt przejścia procesu w całości jest w znacznej większości gwarancją tego, że nowa osoba stanie się spójną częścią całego mechanizmu.
Wszystkich zainteresowanych dołączeniem do zespołu SmartYou i doświadczeniem powyższego procesu na własnej skórze, zapraszamy do naszej zakładki kariera. Zawsze jesteśmy otwarci na zatrudnienie interesujących kandydatów, którzy wzbogaciliby nasz zespół swoim podejściem czy doświadczeniem.
